Start der elektronischen Rechnungsverarbeitung im Landratsamt Sömmerda

​Das europäische Parlament und der Rat der europäischen Union haben am 16. April 2014 die Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen beschlossen. Öffentliche Auftraggeber, wie beispielsweise das Landratsamt Sömmerda, werden verpflichtet, Rechnungen für ihre Aufträge auch in elektronischer Form anzunehmen und zur Auszahlung zu bringen. Die Rechnungen müssen dabei in einem bestimmten Format erstellt und übermittelt werden. Der Freistaat Thüringen hatte als Starttermin den 27. November 2019 festgelegt. Dementsprechend ist auch das Landratsamt Sömmerda seit diesem Tage zur Annahme und Verarbeitung der sogenannten „E-Rechnungen“ verpflichtet.

Die Vorteile einer E-Rechnung liegen auf der Hand: Da diese Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format übermittelt werden, können sie automatisch elektronisch verarbeitet werden. Die Rechnungsdaten müssen also nicht mehr manuell durch die Sachbearbeiter ins Haushaltsprogramm eingegeben werden. Die Weiterverarbeitung kann völlig papierlos stattfinden – ein wichtiger Schritt bei der Einführung der elektronischen Akte in der Verwaltung.

Bereits im Frühjahr 2019 wurde daher im Landratsamt Sömmerda eine Projektgruppe zur Einführung der elektronischen Rechnungsverarbeitung gebildet. Da die Einführung der elektronischen Akte in der Verwaltung bereits auf den Weg gebracht war, wurde entschieden, nicht nur E-Rechnungen elektronisch zu verarbeiten, sondern auch die in Papierform eingehenden Rechnungen einzuscannen und auf demselben Wege zur Auszahlung zu bringen.

Einiges an Vorbereitungen war notwendig, um die Voraussetzungen dafür zu schaffen. So mussten die Verarbeitungsprozesse optimiert und einige Dienstregelungen angepasst werden, Schnittstellen und Programmerweiterungen für Dokumentenmanagementsystem und Haushaltsprogramm angeschafft und eingerichtet werden, Schulungen organisiert werden und vieles mehr.

Das alles hat einiges an Zeit in Anspruch genommen, sodass tatsächlich nun im Januar 2021 mit der elektronischen Rechnungsverarbeitung in den ersten beiden Fachbereichen des Landratsamtes begonnen werden konnte. Die Finanzverwaltung sowie das Haupt- und Organisationsamt werden in den nächsten Wochen die neuen Arbeitsabläufe ausgiebig testen, sodass die Einführung des sogenannten „elektronischen Anordnungs-Workflows“ auch in den übrigen Fachbereichen planmäßig noch im Jahr 2021 starten kann.

Aber auch für den Rechnungssteller ergeben sich Vorteile. So kann auf das Ausdrucken der Rechnung und den postalischen Versand verzichtet werden, was Kosten und Wegezeiten einspart. Der Zahlungseingang kann durch den automatisierten Prozess ebenfalls beschleunigt werden.

Das Landratsamt Sömmerda möchte daher seine Auftragnehmer ausdrücklich auf die Möglichkeiten der elektronischen Rechnungsstellung hinweisen.


Es werden die Formate „xRechnung“ und „ZUGFeRD“ ab Version 2.0 akzeptiert. Die Übermittlung der Rechnungen ist per E-Mail an das Postfach rechnung@lra-soemmerda.de oder per De-Mail an das Postfach rechnung@lra-soemmerda.de-mail.de möglich.

Auch eine Übermittlung über das E-Rechnungs-Portal https://xrechnung-bdr.de unter Angabe der Leitweg-ID 16068000-0001-87 ist möglich und insbesondere für Kleinunternehmer zu empfehlen, die nicht über ein entsprechendes Abrechnungsprogramm verfügen.

Falls Sie Auftragnehmer des Landratsamtes Sömmerda sind und Fragen zur E-Rechnung haben, können Sie uns gern eine E-Mail schreiben und wir melden uns zeitnah zurück: egovernment@lra-soemmerda.de.